System Analysis

Sistem analiysis penggunaan jika organisasi sistem yang terintegrasi membantu dalam mengendalikan biaya kantor dan meningkatkan efisiensi operasional mereka. Sejumlah bidang fungsional atau operasional biasanya dimasukkan ke dalam sistem terpadu, termasuk penjualan, produksi, pemasaran, pembelian, sumber daya manusia, dan keuangan. Integrasi daerah-daerah memiliki hasil positif pada effiency operasi organisasi. dalam semakin banyak organisasi, sistem ini terintegrasi yang disebut sebagai perusahaan-lebar sistem, terutama dalam organisasi yang telah membeli perangkat lunak sistem dari vendor. Dikenal sebagai ERP (Enterprise Resource Planning) perangkat lunak, program ini biasanya harus disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan spesifik dari organisasi pengguna. Keuntungan utama dalam menggunakan mereka, bagaimanapun, adalah bahwa organisasi tidak harus membangun sistem dari awal. sistem terpadu sering terdiri dari beberapa subsistem, yang biasanya meliputi organisasi daerah fuctional. Dalam sebuah organisasi manufaktur berorientasi, subsistem ini sering termasuk penjualan, pemasaran, dan pembelian. Ketika fungsi operasi beroperasi sebagai sistem daripada sebagai subsistem. Sebagai aturan, sistem yang organizatin itu lebih saling terkait, semakin efisien mereka. Kebanyakan sistem-baik intregrated atau tidak-membuat ekstensif menggunakan teknologi komputer. Sistem dan konsep PAD Seperti ditunjukkan dalam gambar 17-1, komponen-termasuk beberapa karyawan, peralatan, dan bentuk atau bahan-yang dimasukkan ke dalam sistem dan subsistem fuctional. Melalui analisis sistem, hubungan timbal balik dari komponen yang dipelajari dalam upaya untuk menyederhanakan proses kerja dan untuk memberikan dasar yang kuat untuk pengambilan keputusan manajerial. Dalam banyak organisasi, konsep sistem meliputi berbagai kegiatan. Sebagai contoh, dalam organisasi besar, itu adalah umum untuk menemukan kegiatan berikut baik secara langsung maupun tidak langsung berkaitan dengan sistem: Administrasi audit Penganggaran belanja Formulir manajemen Human resource planning Job standars Kantor layout dan desingn Riset operasi Prosedur analisis Promosi dan pelatihan Kontrol kualitas Catatan manajemen Standarisasi proses operasi Sistem desain Telekomunikasi Time and motion study Pekerjaan pengukuran Bekerja pengambilan sampel Pekerjaan penyederhanaan Karyawan ----- komponen sistem fungsional dan ---- subsistem bentuk atau bahan --- peralatan Definisi Sebuah sistem adalah serangkaian subsistem terdiri dari prosedur yang saling terkait yang membantu mencapai tujuan yang jelas. Sedangkan prosedur terdiri dari metode terkait yang diperlukan untuk menyelesaikan proses kerja berbagai metode operasi terdiri dari ulama atau mekanis tertentu atau kegiatan. Gambar 17-2 grafis menggambarkan reltionships antara sistem dan subsistem, prosedur, dan metode. Tujuan Tujuan untuk mengembangkan dan menggunakan sistem bervariasi dari bervariasi dari satu organisasi ke organisasi. Berikut ini, bagaimanapun, mengidentifikasi tujuan utama menggunakan konsep sistem: • untuk memaksimalkan recources utilizational efisien • Untuk mengendalikan biaya operasional • Untuk meningkatkan effiency operasi • Untuk membantu mencapai tujuan organisasi • Untuk membantu melaksanakan fungsinya berbagai organisasi Keuntungan dan kerugian Keuntungan beberapa hasil dari menggunakan konsep sistem. • fungsinya Berbagai organisasi lebih baik dikoordinasikan Kegiatan • Boros, tidak produktif, dan uneconimical dieliminasi • The effiency operasi organisasi ditingkatkan • kontrol lebih efektif dapat diberikan selama variuos activitis dan fungsi Prosedur Metode Subsistem Sistem Berikut ini adalah salah satu disanvantages potensi penggunaan sistem. • Sebuah jumlah tertentu fleksibilitas operasi dapat dihancurkan, paling sering di lipatan sebagai aliran kerja melalui sistem • Sebuah sistem benar-benar mengintegrasikan mungkin akan terpengaruh sedikit jika ada perubahan di salah satu subsistemnya. Karakteristik sistem Sistem yang dirancang memiliki sejumlah karakteristik, termasuk yang berikut • Fleksibel. Meskipun sistem yang efektif terstruktur, harus cukup fleksibel untuk mengakomodasi keadaan khusus atau tidak biasa. • Adaptable. Jika sistem dirancang dengan baik, perubahan dalam sistem dapat dibuat tanpa merusak atau menghambat fungsinya. • Sistematis. Sebuah sistem yang efektif sistematis dan logis. • Fungsional. Untuk sistem menjadi efektif, harus melayani pupose yang itu dimaksudkan. • Sederhana. Sebuah sistem harus sesederhana keadaan akan memungkinkan. • akal. Sebuah sistem yang dirancang dengan baik membuat penggunaan yang tepat dari sumber daya organisasi. • Responsif. Sebuah sistem yang efektif dirancang untuk repond cepat terhadap perubahan kebutuhan. Elemen Sistem Sistem terdiri dari unsur beberapa, seperti Gambar 17-3 menunjukkan. Masukan. Aliran kerja melalui sistem dimulai dengan masukan dari beberapa jenis recourse. Di area kantor, jenis umum dari input data, informasi, dan bahan. Termasuk sebagai bagian dari masukan adalah keterampilan karyawan yang diperlukan dan pengetahuan, serta karyawan peralatan perlu melaksanakan berbagai metode dan prosedur yang terdiri dari sistem. Dalam banyak kasus, output o satu sistem menjadi masukan untuk sistem lain. Pengolahan. Transformasi dari input output yang diinginkan berlangsung selama elemen pengolahan, yang melibatkan metode dan prosedures yang terdiri dari sistem. Kegiatan procesing umum melibatkan menghitung, menghitung, pemilahan, klasifikasi, dan mengambil data / informasi. Output. Interaksi antara input dan elemen pengolahan menghasilkan output, commongly dalam bentuk baik dokumen kertas atau informasi yang tersimpan secara elektronik. Output sering data / informasi yang digunakan karyawan dalam melaksanakan tanggung jawab pekerjaan mereka. Kualitas output cenderung memiliki dampak significabt pada efisiensi secara keseluruhan dan profitabilitas organisasi. Output ini sering masukan dari sistem lain (atau subsistem dalam beberapa organizatios). Umpan balik. Selama waktu itu data dan / atau informasi yang sedang diproses melalui sistem, umpan balik memungkinkan sistem untuk menentukan apakah hasil dan harapan yang konsisten satu sama lain. Sebagai contoh, jika biaya per unit melebihi standar yang dapat diterima, kontrol tambahan mungkin harus dipanggil, yang lain dengan yang input sedang diolah sebelum mempersiapkan output. Jumlah umpan balik yang dibutuhkan vaires dari sistem. Sistem yang lebih penting adalah untuk kelangsungan hidup organisasi, umpan balik menjadi lebih kritis. Kontrol. Unsur lain yang penting dari beberapa sistem, kontrol memiliki kedua dimensi internal dan eksternal. Dimensi internal adalah kebijakan dan prosedur organisasi yang sistem harus mematuhi. The dimensi eksternal, di sisi lain, melibatkan peraturan lokal, negara bagian, dan federal dan peraturan yang berdampak pada sistem, serta pertimbangan etis dan moral. Sebagai aturan, upaya lebih yang masuk ke dalam desain sistem, umpan balik yang kurang penting dan pengendalian unsur adalah karena mereka hav telah direncanakan untuk selama pengembangan sistem. Sebuah Subsistem Pembelian: Ilustrasi An. Sebuah sistem yang dirancang untuk pembelian perlengkapan kantor disajikan untuk ilustrate konsep sistem. Para prosedures berbagai s metode yang merupakan sistem puschasing ditunjukkan pada gambar 17-4. masing-karyawan komponen sistem, bentuk, peralatan-ditemukan dalam sistem ini. Prosedure 1: persediaan Permintaan Metode: Isi permintaan pembelian Mendapatkan otorisasi yang diperlukan Prosedure 2: Mendapatkan kutipan dari vendor kemungkinan Metode: Isi kutipan dari vendor yang mungkin Kirim formulir ke vendor calon Katalog kutipan tawaran masing-masing pada penerimaan Prosedure3: Order Supplies Metode: Isi pembelian Kirim pesanan pembelian ke vendor Prosedure 4: Menerima pesanan Metode: Untuk Periksa untuk memverifikasi jumlah dan akseptabilitas Memberikan pasokan ke departemen yang tepat Beritahu hutang penerimaan pesanan Prrosedures 5: Bayar penjual Siapkan voucher pembayaran Siapkan cek Kirim memeriksa untuk penjual Baru Pengembangan Dalam Sistem dan Desain Prosedures Jumlah peningkatan integrasi teknologi yang digunakan dalam merancang sistem operasi dan prosedures bertanggung jawab atas evolusi apa yang dikenal hari ini sebagai manajemen pengetahuan. Sebagai konsep yang berkembang, manajemen pengetahuan muncul dari apa yang dulu dikenal sebagai manajemen dokumen yang muncul dari apa yang dulu dikenal sebagai manajemen dokumen, dan ini melibatkan menangkap dan mengkomunikasikan informasi kepada orang-orang yang mencarinya atau yang membutuhkannya, yang paling kemungkinan dengan cara sistem enterprise-wide. Pada dasarnya, manajemen pengetahuan melibatkan memberikan informasi kepada orang yang tepat pada waktu yang tepat dan dalam format yang diinginkan. Semakin, manajemen pengetahuan akan menggunakan worflow berbasis web. Bahkan, sebagian besar prosedur organisasi yang melibatkan pemrosesan dokumen akan menjadi berbasis web. Menggabungkan 'push-teknologi,, informasi tertentu akan tersedia atau dikirim ke pengguna tanpa meminta mereka itu. Kapan dan di mana diperlukan, prosedures akan mengakomodasi tehnologi berbasis kolaborasi, menggunakan e-mail, penjadwalan, dan perangkat lunak kolaboratif. Perangkat lunak yang digunakan untuk memfasilitasi prosedures teknologi terintegrasi harus memiliki beberapa karakteristik: Kerja-assigment pengiriman. Sistem ini harus memfasilitasi kemampuan messaging yang cukup kuat, alllowing pengiriman tugas kerja dari satu orang ke orang lain throshout organisasi. Kesalingterkaitan dari ssepartements dan / atau unit kerja. Sistem harus tidak hanya memungkinkan tetapi juga memfasilitasi pengiriman dalam jumlah signifikan pada pesan per jam, baik secara vertikal dan horizontal. Akomodasi data keluar. Sistem ini harus mengakomodasi dan facilitatae yang incorporatin dari data yang ada karena recources organisasi mencukupi atau waktu yang availablke untuk beradaptasi data exixting. Biaya yang efektif, sistem harus biaya yang efektif, mungkin mengakibatkan biaya kurang dari $ 100 untuk setiap karyawan yang pekerjaannya fungsinya dimasukkan ke dalam sistem. Contoh berikut menggambarkan bagaimana fungsi konsep: Asumsikan bahwa perwakilan penjualan dalam aplikasi perusahaan asuransi asuransi lengkap di situs lokal mereka, baik menggunakan desktop atau komputer laptop. Misalkan baik salah jenis informasi yang enetered atnformation lokasi tertentu dalam aplikasi atau bahwa bagian tertentu dari informasi yang hilang, tetapi perwakilan penjualan tidak menyadarinya sebelum transmisi elektronik aplikasi ke departemen underwriting. Tanpa campur tangan manusia, sistem elektronik akan mengirimkan perwakilan penjualan pesan e-mail yang meminta baik informasi yang benar atau hilang, bersama dengan gambar layar earliier-menerima dari aplikasi asli. (Sistem yang lebih tua biasanya diperlukan bahwa seorang karyawan di underwriting baik mempersiapkan pesan tertulis yang dikirim ke perwakilan penjualan atau hubungi perwakilan penjualan dengan nya atau permintaannya untuk memperoleh informasi yang benar atau hilang). Menggunakan layar informasi yang sama dapat ditambahkan, pada saat aplikasi akan "pussed" ke underwriter yang akan mengevaluasi dan subsequenly menyetujui atau menolak aplikasi atau modifikasi recommed. Keputusan underwriter yang dapat ditransmisikan secara elektronik kepada perwakilan penjualan yang dapat menginformasikan klien nya bahwa aplikasi telah disetujui, ditolak, atau dimodifikasi. Sistem dan staf prosedures. Beberapa alternatif yang tersedia untuk para staf systms dan prosedures berfungsi dalam sebuah organisasi. Untuk sebagian besar, alternatif yang paling tepat diatur oleh: Ukuran organisasi. Jenis (manufaktur, servise, dll) dari organisasi. Komitmen organisasi terhadap total atau mengintegrasikan pendekatan sistem. Filosofi dari manajemen puncak terhadap sistem dan funtion prosedures. Jenis dan tingkat teknologi yang dimasukkan ke dalam sistem atau sistem. Staffing sistem dan prosedures fungsinya meliputi tiga alternaives diidentifikasi dalam gambar 17-5. Konsultan luar sering dipekerjakan secara retainer dalam banyak cara yang sama bahwa pengacara organisasi mungkin dipertahankan. Konsultan umumnya memberikan rekomendasi tetapi meninggalkan keputusan akhir tentang konfigurasi sistem untuk manajemen. Penggunaan hasil konsultan luar dalam beberapa keunggulan. Paling signifikan adalah konsultan keahlian mampu menyediakan. Karena konsultan luar, mereka bisa objektif dalam membuat rekomendasi. Dan ketika ditahan selama bertahun-tahun, konsultan luar dapat menjaga sistem klien mereka up to date. Yang disadvntage paling signifikan mungkin disebabkan oleh tidak tersedianya mereka pada waktu diperlukan. Penggunaan staf penuh waktu memungkinkan organisasi untuk mengembangkan dan meningkatkan secara terus menerus semua sistem dan proses kerja-bukan hanya yang paling penting. Seorang staf penuh waktu juga keuntungan ketika masalah timbul dan bantuan segera diperlukan. Tapi untuk beberapa organisasi, biaya mempekerjakan staf penuh waktu tidak layak secara ekonomis. Konflik yang mungkin timbul antara manajer lini dan staf sistem lain merugikan berpotensi signifikan. Individu yang termasuk staf penuh waktu yang dikenal sebagai analisis sistem mereka harus memiliki beberapa qualificaions berikut:. Pemahaman data / pengolahan informasi dan alur kerja, keakraban dengan analisis, desain instalasi, dan sistem, fungsinya pengetahuan ofdepartemental dan proses operasi dan kemampuan untuk melakukan penelitian. Ketika sebuah organisasi terlalu kecil untuk menjamin penggunaan konsultan luar atau staf penuh waktu, fungsi sistem sering ditugaskan untuk seorang individu yang berfungsi dalam beberapa kapasitas lain. Kemungkinan besar orang ini adalah manajer kantor administrasi. Keuntungan utama dari alternatif ekonomi adalah somethimes dibayangi oleh ketidakmampuan individu untuk melakukan assigment secara efektif karena waktu tidak cukup atau keahlian. menggunakan baik paruh waktu atau penuh-waktu staf sistem umumnya menghasilkan lebih banyak perhatian cepat untuk masalah sistem terkait daripada tidak menggunakan konsultan. Sumber: googshoot.com konsultan --- staf alternatif untuk sistem dan fungsi staf prosedures ----- penuh waktu, paruh waktu staf Merancang atau Memodifikasi Sistem. Pengembangan sistem baru atau modifikasi sistem yang ada ditingkatkan oleh aseries berikut dirancang dengan baik, langkah sequenial. Sedangkan pengembangan sistem baru hanya menggunakan 1,4 langkah, dan 5, langkah 1 5 dilewati pada sesuai untuk modifiation dari sistem yang ada. 1. Tentukan jelas prosess yang akan dipelajari. Sebuah definisi yang jelas dan deliniasi hasil proses analisis yang cocok untuk situasi yang sedang dipelajari. Studi sering dilakukan karena satu atau lebih dari situasi masalah berikut: hambatan dalam alur kerja, berselang-persimpangan atau kemunduran alur kerja, alur kerja efisien, penggunaan innefficient sumber daya organisasi (manusia baik manusia dan non), dan duplicatcation dari effor. Dalam beberapa kasus, studi tentang proses kerja harus dibatasi untuk repetititve, volume tinggi tugas. 2. Menguraikan rincian proses ini. Sebelum sistem dapat dimodifikasi, proses ini harus jelas garis. Proses ini dapat diuraikan dalam bentuk narasi atau dengan menggunakan salah satu gerobak yang dijelaskan di bagian selanjutnya dari bab ini. Menggarisbawahi p hadir [rocess pada bentuk yang tepat mensyaratkan bahwa setiap langkah akan iDEN tified d dipecah menjadi bagian-bagian terkecil,. Kelengkapan langkah dapat dipastikan ketika pertanyaan berikut dijawab: siapa, apa, kapan, di mana, mengapa, dan bagaimana. 3. Menganalisis proses ini. Langkah selanjutnya melibatkan menganalisis proses. Mempertanyakan perlunya setiap langkah membantu mengidentifikasi orang-orang yang bisa disederhanakan, dihilangkan, atau dikombinasikan dengan orang lain. Ketika proses kerja terdiri dari langkah-langkah yang kompleks, simplificatin menjadi fokus utama. Dan kadang-kadang ketika satu langkah dapat dihilangkan, langkah berikutnya juga dapat kadang-kadang dihilangkan. 4. Menguraikan proses membaik. Setelah proses ini telah thoroghly dianalisis, maka proses perbaikan jelas diuraikan, umumnya pada jenis yang sama dari bentuk atau grafik yang digunakan untuk garis aslinya. Sebisa mungkin, perawatan harus diambil untuk menyederhanakan desain proses perbaikan. Dalam banyak kasus, perbaikan bisa dicoba selama 'uji coba' sebelum secara resmi diadopsi. Modifikasi dapat dibuat, dan menentukan sejauh mana proses yang diusulkan merupakan perbaikan atas proses ini adalah mungkin. 5. Instal proses baru. Setelah keputusan telah dibuat untuk menerapkan proses baru, sudah siap untuk instalasi. Beberapa karyawan mungkin perlu diyakinkan bahwa proses baru sebenarnya merupakan perbaikan dari yang lama, yang biasanya merupakan tanggung jawab supervisor. Proses baru harus dikenakan periodik tindak lanjut dan review. Melakukan hal ini akan memudahkan membuat modifikasi yang diperlukan dalam berbagai elemen dari proses. Dalam beberapa kasus, pemecahan masalah digunakan untuk merancang atau memodifikasi sistem. Pemecahan masalah garis langkah di Bab 16 adalah tepat untuk digunakan. • Mayor kegiatan yang dilakukan oleh unit kerja yang diberikan • Jumlah waktu unit kerja secara keseluruhan menghabiskan pada setiap kegiatan • Kegiatan yang dilakukan oleh setiap karyawan dan jumlah waktu ia menghabiskan melakukan kegiatan